Möjlighet till inaktiva konton som standard?
Closed this issue · 12 comments
Vet inte om det här är tekniskt möjligt, men frågar.
Det är inte alla i scoutkåren som har tillgång till Google Workspace som använder det, men kontona skapas ändå. Ibland medför det förvirring då adressen dyker upp i listor även om det inte finns någon som läser den.
Är det möjligt att som standard ha kontot inaktivt, på något sätt, tills dess att personen loggat in (via ScoutID)?
Man skulle kunna göra så att inte personers kårkonto läggs till i google-grupper om de inte har loggat in. Om man gör på det sättet blir det också att först måste personen i fråga logga in och sen vänta till nästa synkronisering av googlegrupper för att komma med i dem. Det får nog läggas till som en inställning per kår också om det ska göras eller ej då jag tror att en del kårer kanske skickar ut mejl innan personen i fråga har loggat in första gången och nog vill att det ska ligga några mejl och vänta där vid första inloggningen.
Jag tänker mig i så fall att om personen i fråga har lagt till sin e-postadress för kåren i Scoutnet så ska den läggas till utan att kolla om personen nånsin har loggat in vilket ju är på samma sätt med alla andra e-postadresser som kan tänkas läggas till.
@fredrikbaberg Är det bara att de kommer med i googlegrupper som medför förvirringen när kåradmin tittar på medlemmar i en grupp eller vilka scenarion finns? Eller är det att kontona kommer upp som e-postförslag i gmail fastän personerna inte har loggat in?
Det huvudsakliga problemet är att den som skickar e-post till adressen antar att någon läser den eftersom kontot finns.
Det finns visserligen inte någon garanti att e-posten läses ändå, men är mer troligt om mottagaren någon gång loggat in.
Automatisk vidarebefordring är en idé, det skulle lösa att mejlen kommer fram.
Samtidigt är jag inte säker på att det är en bra idé att all e-post skickas vidare. Dels kan det finnas fördelar med att hålla allt inom Google Workspace, men det gäller även att regel för vidarebefordring plockas bort när användaren loggat in - just den delen kan bli lite opraktisk om det är (upp till) ett dygns fördröjning.
Då lutar det mest åt att jag får bättra på rutiner för utskick med information.
Vi har för många medlemmar för att jag ska vilja hantera det manuellt, får se om jag kan lösa det genom medlemslistor. Misstänker att det inte finns möjlighet att (enkelt) filtrera på de som inte tidigare loggat in, så det lär bli utskick till alla som har konto.
Nu gick det något utanför ämnet som jag började med, men har någon skrivna dokument ni är beredda att dela med er av kring hur ni hanterar det hela?
Jag hade som tanke att under en övergångsperiod låta grupp-mejlen gå till både primär adress och domänen, men det här med "övergångsperiod" är för diffust och har en förmåga att aldrig bli av.
Gällande den rent tekniska aspekten med att vidarebefordra e-post för t.ex nya konton som skapas verkar det problematiskt. Detta då e-postadressen som den ska skicka vidare till måste bekräftas.
Jag håller på med att få in i Medlemslistor fler fält för en person som jag tror kan lösa en del av ovanstående problem. Jag funderar på dessa fält
- Om personen har ett kårkonto (som inte är avstängt) eller ej
- Om personen har loggat in någon gång
- Senaste tidpunkt för inloggad
- Datum för när kårkonto skapades
- Om någon scoutkårse-postadress är angiven som primär e-postadress i Scoutnet
Då sätter jag mitt hopp till nya funktioner i Medlemslistor. Lite snabbt tänker jag att en kombination av punkterna 1, 2, 4 skulle räcka till att börja med.
Att på något sätt markera konton som inaktiva från start verkar inte vara möjligt/lämpligt, så det här ärendet kan antagligen stängas.
Stänger denna issue då release v3.2.0 är ute vilket löser en hel del gällande denna fråga.