Taak kunnen toewijzen aan medewerker én een organisatorische eenheid

[mariusvandam]

Als werkverdeler binnen de gemeente
wil ik dat een Interne Taak naast een medewerker ook binnen een specifieke afdeling (organisatorische eenheid) wordt toegewezen
zodat ik deze taak kan zien binnen het geheel van werkzaamheden van mijn team en kan toewijzen aan een beschikbare collega

Achtergrond
Binnen gemeente kunnen medewerkers bij verschillende afdelingen en subafdelingen horen. Werkvoorraden van taken zullen soms ook per afdeling of juist per subafdeling gemaakt worden.

Deze wens is naar voren gekomen binnen Dimpact bij de implementatie van PodiumD Contact (KISS).

Story Dimpact backlog:

• PC-146 Contactverzoek koppelen aan Medewerker binnen een specifieke groep/afdeling

Wens
Het is daarom wenselijk dat een taak niet alleen aan de actor werknemer wordt gehangen maar daarnaast óók aan een organisatorische eenheid. Hiervoor moet een taak meerdere actoren kunnen ondersteunen.

Toelichting
Enkele voorbeelden uit de praktijk van de gemeente:

• Paul werkt bij de afdeling Budgetadvies, en daarbinnen in de subafdeling Schuldhulpverlening
• Roos werkt 3 dagen bij de afdeling vergunningen en 2 dagen bij burgerzaken
• Arie werkt 2,5 dagen in de week
• Mien is 2 maanden met een sabbatical

Scenario
Neem deze situatie: Paul werkt bij de afdeling Budgetadvies, en daarbinnen/daarnaast ook binnen de subafdeling Schuldhulpverlening.
Als er nu een client belt van schuldhulpverlening, dan weet die dat Paul zijn/haar casemanager is.

Het is wenselijk dat een interne taak / contactverzoek op naam van “Paul" komt te staan én op de afdeling Schuldhulpverlening.

• Als Paul werkt, dan ziet hij deze taak snel in de eigen werkvoorraad.
• Als Paul om niet werkt (ziekte, vakantie, geen werkdag) dan zien zijn collega-schuldhulpverleners (of een werkverdeler) dat één van de cliënten van Paul teruggebeld moet worden.
  Als deze taak in de werkvoorraad van de overkoepelende afdeling Budgetadvies terecht komt, dan is de kans reëel, dat deze taak minder snel wordt opgepakt.

Ook in de andere scenario's is het wenselijk dat taken/contactverzoeken vanuit het geheel van een organisatorische eenheid kan worden bezien, zodat het werk aan een beschikbare collega kan worden toegewezen.