digdir/portfolio

Innsiktsbibliotek

Opened this issue · 2 comments

fsveinsb commented

Describe the problem or need

Utfordringen vi og mange andre kontinuerlig står ovenfor omhandler organisasjonens evne til oppbevaring og håndtering av kunnskap. Hvorav vi har systemer for håndtering av arbeidsdokumenter og arkivering, ser vi et konkret gap rundt effektiv håntering, gjenbruk og deling av funn og innsikt i organisasjonen samt på tvers av det offentlige.
Vi opplever blant annet:
• Kunnskap som forsvinner når rapporter blir lagt i skuffen etter at de er ferdigstilte
• Konsentrasjon av kunnskap hos et fåtall langtidsansatte som må bruke mye tid på å verbalt dele av egen kunnskap om og om igjen
• Begrenset deling av innsikt på tvers av team, avdelinger og det offentlige
• Høy utviklingstakt i DevOps team der dokumentasjon og deling av funn ikke er prioritert
• Tidligere innsikt er ikke alltid så enkelt å finne
• Innsikt eksisterer ofte i siloer eller blir sett på som nyttig kun en gang
• Det er sjeldent kapasitet til å se over om tidligere innsikt kan være av verdi for utforskende arbeid som gjøres på nåværende tidspunkt
• Det kan være vanskelig å vite hvem du skal kontakte for ytterligere informasjon rundt tidligere innsiktsarbeid
• Det kan være vanskelig å finne ut hva det opprinnelige formålet med tidligere innsiktsarbeid var

Objectives & Key Results (OKR)

Objective 1

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Objective 2

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Objective 3

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Describe the possible solution

Vi foreslår et første steg (innsiktbibliotek) i en rekke potensielle løsninger for bedre utnyttelse av innhentet innsikt og kunnskap i det offentlige.
Et innsiktsbibliotek betyr en etablert taksonomi rundt oppbevaring av, søk i og deling av kilder, funn og innsikt.
Se nåværende Proof-of-Concept (PoC):
• https://github.com/digdir/innsiktsbibliotek
• https://github.com/orgs/digdir/projects/19
med tilhørende artikkel på designsystemet sine nettsider:
https://www.designsystemet.no/god-praksis/brukerinnsikt/felles-innsiktsbase

Expected benefits and effects

Vårt forslag går ut på å etablere løsningen i Github slik at innsikten ligger lagret i samme system som blir benyttet til planlegging av nye IKT løsninger, der innsikt enkelt kan knyttes opp mot et produkt sitt veikart og utviklingsoppgaver. Intensjonen er at dette skal skape et tettere bånd mellom forskning, strategi og utvikling, spare tid og kostnader ved å unngå dobbeltarbeid, samt sørge for en økende grad datadrevet og forskningsbasert utvikling for å unngå dyre tabber som resultat av å bygge feil løsning.

Stakeholders and target groups

Et kunnskapsverktøy kan fort ha mange potensielle brukere både i og utenfor organisajonen. Vi har forsøkt å identifisere et utsnitt av brukere (early adopters) for en tidlig introduksjon av løsningen.
Interne som
• ..generer kunnskap: Designere, Prosjektledere
• ..tar i bruk kunnskap: Produkteiere, Prosjektledere, Designere
• ..ønsker å rapporte verdiskaping: Ledere
Eksterne som
• ..generer kunnskap: Designere, Prosjektledere
• ..tar i bruk kunnskap: Produkteiere, Designere

Resources

Bygge opp og styrke et ResearchOps team. Et ideelt team vil bestå av
• ResearchOps lead
•

Risk

Den største identifiserte risikoen er mulighet for å endre taksonomi etter lansert løsning, der innhold lagret før endringen fant sted ikke vil ha samme søkemuligheter som nytt innhold. Videre vil løsningen fungere som en "markedsplass" der verdien øker i tråd med bruk. Desto mer innhold, desto større grunn er det for å søke i og ta i bruk løsningen. Det betyr at vi har behov for kontinuerlig tilføyelse av nytt innhold fra flere hold.
Presentasjon av innsiktsbasen.pdf

sorensensig commented 
### Neste steg
- [ ] Fyll ut resterende punkter i tiltaket
- [ ] Avvent oppstart av ny UX-researcher
- [ ] Be om faseovergang til fra Ingen Status til Konsept

Note

Se presentasjon

Tiltaket faller inn under satsningsområdet til seksjon brukeropplevelse "prioritering og forretningsverdi gjennom data og analyse".

Utfordring

Digdir og flere andre aktører støter ofte på utfordringer knyttet til organisasjonens evne til å oppbevare og håndtere kunnskap. Hvorav det finnes flere systemer for å håndtere arbeidsdokumenter og arkivering, ser vi et gap rundt effektiv håndtering, gjenbruk og deling av funn og innsikt internt i organisasjonen og på tvers av det offentlige.

Hvorfor er det viktig å løse?

Vi opplever blant annet:

  • Kunnskap som forsvinner når rapporter blir lagt i skuffen etter at de er ferdigstilte
  • Konsentrasjon av kunnskap hos et fåtall langtidsansatte som må bruke mye tid på å verbalt dele av egen kunnskap om og om igjen
  • Begrenset deling av innsikt på tvers av team, avdelinger og det offentlige
  • Høy utviklingstakt i DevOps team der dokumentasjon og deling av funn ikke er prioritert
  • Tidligere innsikt er ikke alltid så enkelt å finne
  • Innsikt eksisterer ofte i siloer eller blir sett på som nyttig kun en gang
  • Det er sjeldent kapasitet til å se over om tidligere innsikt kan være av verdi for utforskende arbeid som gjøres på nåværende tidspunkt
  • Det kan være vanskelig å vite hvem du skal kontakte for ytterligere informasjon rundt tidligere innsiktsarbeid
  • Det kan være vanskelig å finne ut hva det opprinnelige formålet med tidligere innsiktsarbeid var

Alene er hvert og ett av disse punktene en kilde til ineffektiv ressursbruk, sammenlagt skaper det store kunnskapstap og dobbeltarbeid med mulighet for bedre ressursutnyttelse.

Mulighet

Ved å løse utfordringen kan vi sikre bedre ressursutnyttelse tilknyttet kunnskapsarbeid i og utenfor Digdir der resultatet er bedre kunnskapsgrunnlag for produktutvikling og brukeropplevelse i det offentlige.

Anbefaling

Vi foreslår et første omgang et innsiktbibliotek i en rekke potensielle løsninger for bedre utnyttelse av innhentet innsikt og kunnskap i det offentlige.

Et innsiktsbibliotek betyr en etablert taksonomi rundt oppbevaring av, søk i og deling av kilder, funn og innsikt.

Se nåværende Proof-of-Concept (PoC):

med tilhørende artikkel på designsystemet sine nettsider:

Hvem er det for?

Et kunnskapsverktøy kan fort ha mange potensielle brukere både i og utenfor organisajonen. Vi har forsøkt å identifisere et utsnitt av brukere (early adopters) for en tidlig introduksjon av løsningen.

Interne
Team:

  • ABS - loggføre statistikk og distribuere utover organisasjonen og det offentlige forøvrig
  • Team metode og kompetanse - rammeverk for kunnskapshåndtering

Individer som:

  • ..generer kunnskap: Designere, Prosjektledere
  • ..tar i bruk kunnskap: Produkteiere, Prosjektledere, Designere
  • ..ønsker å rapporte verdiskaping: Ledere

Eksterne
Organisasjoner:

  • Andre etater - gir dem et "open-source" område å dele funn med andre offentlige aktører

Individer som:

  • ..generer kunnskap: Designere, Prosjektledere
  • ..tar i bruk kunnskap: Produkteiere, Designere

Hva er brukers mål?

De som tar i bruk kunnskap:
Enkel handlingsrettet kunnskap som senker behovet for tidskrevende primærinnsikt

De som generer kunnskap
Lite ekstraarbeid for å oppnå et delbart format og tilbakemelding når innsikten deres har blitt tatt i bruk av andre

De som ønsker å rapportere verdiskaping:
Enkle visualiseringer og innhold som kan trekkes frem for å vise effekten av tidligere valg og potensiell verdi for fremtiden for strategiske valg

Forretningsmessig

Hva er forretningens mål?

Innhold kommer

Forventede gevinster og effekter

Vårt forslag går ut på å etablere løsningen i Github slik at innsikten ligger lagret i samme system som blir benyttet til planlegging av nye IKT løsninger, der innsikt enkelt kan knyttes opp mot et produkt sitt veikart og utviklingsoppgaver. Intensjonen er at dette skal skape et tettere bånd mellom forskning, strategi og utvikling, spare tid og kostnader ved å unngå dobbeltarbeid, samt sørge for en økende grad datadrevet og forskningsbasert utvikling for å unngå dyre tabber som resultat av å bygge feil løsning.

Ressursbehov

Personalmessige kostnader

Det er behov for å bygge opp og styrke et ResearchOps team.

Et ideelt team vil bestå av:

  • ResearchOps Lead
  • Research/Innsiktsbibliotekar
  • Data/Web Analytiker
  • UX Ingeniør (Front-end utvikler med designkompetanse)
  • UX/UI Designer

En god start vil bestå av:

  • 100% Research/Innsiktsbibliotekar
  • 40% Data/Web Analytiker
  • 40% UX/UI Designer

Andre kostnader

Ingen andre kostnader har blitt kartlagt på nåværende tidspunkt.

Risiko og konsekvenser

Den største identifiserte risikoen er mulighet for å endre taksonomi etter lansert løsning, der innhold lagret før endringen fant sted ikke vil ha samme søkemuligheter som nytt innhold. Videre vil løsningen fungere som en "markedsplass" der verdien øker i tråd med bruk. Desto mer innhold, desto større grunn er det for å søke i og ta i bruk løsningen. Det betyr at vi har behov for kontinuerlig tilføyelse av nytt innhold fra flere hold.

Interessenter

Interessenter er i stor grad tilsvarende brukere for innsiktsbiblioteket. Se punkt "hvem er det for".

Hva er interessentenes mål?

Se punkt "hva er brukers mål".

Relaterte porteføljesaker

  • #89
    Innsiktsbiblioteket er å anse som del av en nasjonal verktøykasse for innsikt. Hvorav nasjonal verktøykasse for innsikt introduserer verktøystøtte for å gjennomføre innsiktsarbeid på tvers av det offentlige handler Innsiktsbiblioteket om å lagre, finne og gjenbruke strukturert innsikt på tvers av det offentlige.

Objectives & Key Results (OKR)

Vis / Skjul OKR

Objective 1

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Objective 2

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Objective 3

  • Key result
  • Key result
  • Key result

Status for porteføljetiltak

Status gjennomføring

Innhold kommer

Status faseovergang

Gjeldende fase 
### Gjenstår for å nå Problem
- [ ] Overordnet innsikt og forståelse er etablert
- [ ] Overordnet behov er beskrevet
- [ ] Anses som viktig og må vurderes nærmere
- [ ] Tiltaket bidrar til en balansert portefølje
- [ ] Det er ikke åpenbare hindringer i veien for å starte opp arbeidet
- [ ] Tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
- [ ] Arbeidsoppgaver og omfang i problemfasen er angitt
Kommende faser 
### Gjenstår for å nå Konsept
- [ ] Hvis behov uføres ytterligere innsiktsarbeid
- [ ] Problembeskrivelse er etablert
- [ ] Problemet som skal løses sikrer leveranser til det strategiske målbildet
- [ ] Tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
- [ ] Prioritering er angitt ved MoSCoW
- [ ] Arbeidsoppgaver og omfang i konseptfasen er angitt

### Gjenstår for å nå Planlegging
- [ ] Konsepter er utvikliet som skrivebordsøvelse eller kjørende versjoner.
- [ ] OKR (mål og nøkkelresultat) er identifisert
- [ ] Risiko med tiltak er utarbeidet
- [ ] Arkitektur, Sikkerhet og juridisk er vurdert på et overordnet nivå
- [ ] Gjenbruk mot ny-etablering er vurdert
- [ ] Eierskap, interessenter og målgruppe er definert og forankring har startet
- [ ] Arbeidsoppgaver og omfang i planfasen er angitt

### Gjenstår for å nå Implementering
- [ ] Milepæler er definert
- [ ] Arkitektur, Sikkerhet og juridisk er detaljert ytterligere fra konseptfasen
- [ ] Interne ressurser for å gjennomføre tiltaket er allokert
- [ ] Budsjett implementering og fordeling av budsjettbehov på ulike poster
- [ ] Organisering for å overta forvaltning og drift er beskrevet

### Gjenstår for å nå Utført
- [ ] Mål/OKR er kvittert ut/innfridd
- [ ] Økonomi er avsluttet
- [ ] Løsning er overført til drift og forvaltning
- [ ] Prospektiv og retrospektiv er utført
- [ ] Møtereferater fra eksterne møter er overført arkivet i Digdir
- [ ] Løsning er dokumentert
- [ ] Tiltak arkivert i Github
Ferdigstilte faser

Ingen oppgaver

Endringslogg

Placeholder

Placeholder

Endringer

  • Ingen endringer
06 august 2024

Rydding i tiltak

Endringer

  • La til endringslogg, fase-oversikt og oversikt over gjennomføring
  • La til ny struktur for innholdet
  • La til innhold der det manglet
indiamaydesign commented

To do:

  • Specify the OKRs
  • Work out automations for ABS to Github