En México se calcula que operan actualmente alrededor de 74 espacios de Co-working. El Co-working se centra en la creación de un espacio que fomente la colaboración, el carácter abierto, los conocimientos compartidos, la innovación y la experiencia del usuario.
Sin embrago existe un problema de digitalización en la mayoría de los Co-workings .
Realicé 4 entrevistas : 2 a administradores, 1 como clienta incognita y una última a un usuario de coworkings.
La primer entrevista fue a la administradora del Co-working llamado 3er Espacio.
Al entrar al edificio observamos que la administradora lleva de una manera poco práctica su registro de ingreso y egresos.
Ella nos comenta que el problema son las pocas tarjetas con las que cuenta para la entrada al Co-working, también nos comentó lo mucho que le gustan las relaciones humanas que puede llegar a tener, otro parte de su trabajo es llevar esa hoja de ingresos a una hoja de cálculo y ahí puede verificar el tiempo que lleva ya que hay uno que contratan por hora.
INSIGHT DE LA ENTREVISTA
“Quisiera agilizar mi proceso, sin embargo no me gustaría perder el contacto humano que llego a tener”
La segunda entrevista fue al administrador del Co-working llamado Terminal 1. Al entrar al edificio observamos que existen dos áreas de registro una es donde todos los visitantes se registran en una bitácora
Esta es para poder llevar un registro de quién entra o sale dependiendo la empresa, es lo que se utiliza para ver si pasan al segundo filtro, al área de recepción y sala de espera con las secretarias, quienes son las encargadas de comunicarse con la persona a la que visitan, entonces la persona visitada es la encargada de bajar por su visitante, cuando no conocen al visitante los visitados preguntan por el nombre para poder reconocer a la persona.
En el otro caso de que no pasen a este segundo filtro el administrador es el encargado de comunicarse con la persona , si la persona no reconoce al visitante , el visitado debe de quedarse ahí junto con el administrador y no pasar de la puerta para mayor seguridad. La bitácora ya no cuenta con hojas únicamente la guardan para que los visitados puedan verificar que persona y cuántas han ido a visitarlos.
“Me gustaría poder modernizarme como otros co-workings, donde existe una mayor seguridad ya que me han dejado identificaciones falsas y no es un buen filtro” “La única manera en cómo podemos tener un poco de seguridad y ver quien entra es con una camarita que tenemos aquí pero se está moviendo constantemente” “El ser administrador es una de las tantas cosas que tengo que hacer “
La entrevista de incógnito realizada fue al Co-working llamado WE WORK ubicado en Insurgentes.
Al entrar al edificio hay un primer filtro en el que con una bitácora dejas tu credencial y avisas a que empresa quieres ir.
Continuamos subiendo el elevador hasta el piso 11 donde un policía nos estaba esperando para darnos el ingreso a las oficinas del Co-working al entrar había 2 señoritas y un joven detrás de una barra y con una tableta enfrente , muy amable una de las señoritas nos preguntó qué con quién íbamos le dijimos que íbamos a investigar unos cursos nos dijo que es necesario saber con qué persona iríamos exactamente porque no conocía a la gente mas sin embargo conocía las empresas que trabajaban, le dijimos que no conocíamos a alguien en especifico que íbamos por informes, ella comentó que es un requisito conocer la persona ya que había que registrarse en la tableta e ingresar el nombre, correo electrónico, la persona con la que va y tomaba una foto y así la persona vendría por ti .En este we work no existía mucha vigilancia para poder entrar al Co-working y quedarte ahí ya que no había una puerta de ingreso donde el Co-worker pudiera ingresar su datos para entrar o salir.
INSIGTHS DE LA ENTREVISTA
“Es necesario que conozcas a la persona para que pueda ser llamada por la información ingresada, ya que no sabemos quién es la persona encargada de los informes” “Nosotros no contamos con un teléfono para poder comunicarnos con la persona”
El cuarto Co-working al que fuimos es un WE WORK que está ubicado en reforma en la calle de Montes Urales esta fue una entrevista a una usuaria sobre su experiencia como visitante y su experiencia como ahora empleada.
Ella nos comentó que para poder asistir a este Coworking fue necesario primero recibir una invitación por medio de un correo para poder ingresar.
Al llegar se registró en la tableta que contenía correo, persona a quien visitas, empresa a quien visitas, nombre completo y una foto que se toma en el momento. Después pasa a registrar en una bitácora donde ingresa nombre empresa que visitas, hora de entrada y hora de salida.La información de la foto y el nombre es llegada a la persona que visita y ya él visitando baja por la persona que lo fue a visitar. Al ser una empleada ha olvido su credencial unas ocasiones y para poder ingresar lo que tiene que hacer es registrarse en la tableta como un visitante más en la botador y le entregan una tarjeta que le da acceso a los pisos del edificio pero para poder entrar al piso es necesario que alguien de los de adentro le de informe, le preguntamos que tan tedioso es el hacer eso y dice que demasiado ya que en las mañanas se puede llegar a juntar mucha gente en el área de visitas y ella como empleada tiene que llenar todos los datos y es una pérdida de tiempo.
INSIGHTS DE LA ENTREVISTA
“Es mucha perdida de tiempo si se te olvida tu credencial ya que tienes que ingresar todos tus datos como si fueras un visitante cuando ya eres Co-worker.” “Existe una aplicación donde puedo mandar la invitación a la persona que vendrá a verme para que ella pueda acudir.” “Cuando mis jefes trae un invitado le llega un mensaje indicando que la persona llegó con nombre y foto.”
Se realizo una investigación acerca de la formade registro de los Co-workers y a las diferentes apps que existen. Los resultado sfueron los siguientes:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hgaOuc6a-Iy-mxiTHBq01ZATMmkPfPH75wBCt1LaNyo/edit?usp=sharing
Como pudimos observar existe un rezago digital en dos Co-workings pero al mismo tiempo, no quieren perder la parte humana pero si poder agilizar su proceso y que sea un proceso seguro para ellos estar tranquilos de que su trabajo está bien realizado.
- Brindar una app-web que les ayude a digitalizar su procesos.
- Poder obtener de manera rápida un registro de sus invitados.
- Obtener una foto para mayor seguridad sobre quien obtuvo el acceso.
- Dar rapidez a la fila para ingresos de empleados y visitantes.
- Poder verificar las personas a que han ingresado al edificio.
- Dar mayor rapidez a la comunicación de cuando llega el visitante al visitado.⋅⋅*
Usuario 1 Administrador : Edad 35 a 45 años C, C+ Se preocupa por brindar compromiso a su trabajo. Tiene interes por brindar seguridad a su trabajo. Le gusta la interaccion humana.
Usuario 2 Visitante: Edad 30 a 40 años C , C+ Es una persona que utiliza el mucho el celular, es por eso que la tablet le parece familiar, les gusta trabajar en un lugar donde puedan moverse libremente y que tenga tecnologia. Son practicos y utilizan la tecnoliga para poder realizar tareas con mayor practicidad. Cuentan con un trabajo que les permite trabajr en diferentes lugar y llegan a visitar a algun amigo en su lugar de trabajo.
- Como visitante de un Co-Working, quiero evitar un registro manual de visitantes que me puede tomar de 5 a 15 minutos para organizar mi tiempo de una forma más eficiente.
- Como visitante de un Co-Working, quiero evitar dejar mi identificación para sentir la libertad de moverme por el edificio.
- Como visitante de un Co-Working, quiero que la persona a quien visite se entere de mi llegada en ese momento para evitar que espere un largo tiempo en lo que alguien le avisa.
- Como visitante de un Co-Working, quiero que la persona a quien visite se entere de mi cita de forma anticipada si es necesario para evitar las vueltas sin sentido.
- Como visitante de un Co-Working, quiero que mi registro en el edificio sea permanente para evitar volver a realizar el registro, y solamente indicar a quien quiero visitar.
- Como empleado de un Co-working, quiero agilizar el proceso de registro cuando olvide mi credencial para evitar perder el tiempo y agilizar la fila de visitantes.
- Como administrador de un Co-working , quiero poder tener mayor seguridad sobre las personas que entran al edificio para así poder hacer mejor mi trabajo.
- Como administrador de un Co-working, quiero poder obtener la foto de la persona que está ingresando al edificio para mayor seguridad.
- Como administrador de un Co-working, quiero poder agilizar el proceso de registro para evitar tener tanta gente junta.
- Como administrador de un Co-working, quiero poder hacer más ágil y práctico mi trabajo para poder tener mayor desempeño.
Color amarillo: utilizamos este color ya que queremos transmitir rapidez y queremos tener un gran impacto en el ojo humano, este color logra hacer eso. color gris: queremos transmitir seguridad y formalidad.
Tipografía San serif: se utiliza este tipo de tipografía para indicar modernización y sencillez , así como este tipo de letra transmite facilidad al leer.
https://marvelapp.com/4ff8e56/screen/46636650
Se realizaron 4 pruebas a a diferentes usuarios 3 a visitantes y 1 a un administrador
Los puntos de mejora fueron los siguietnes: Administrador
- Le gusta que sea fácil el poder acceder a la parte de administrador.
- El boton de co worker les parece util pero para las perosnas de nuevo ingreso.
- La base de datos es muy importante que contenga la foto para mayor seguridad. Visitantes
- EL nombre de la primera pantalla les parece confunso les agradaria que se modificara a registra tu vista en caso de que se llegaran a salir.
- Les parece fácil poder hacer us registro.
- No objetan nada encuanto a la gama de colores.
En este archivo encontraremos los audios de las entrevistas, fotos extras, y los videos a los usuarios.
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