In grossen Firmen gibt es viele Meeting. Man bucht Meetings, man nimmt an Meetings teil. Ein Prozess, der niemand gerne macht und fast immer sehr mühsam ist:
- Ein Termin mit mehreren Teilnehmern zu finden, ohne etwas zu überbuchen, ist sehr zeitintensiv bis fast unmöglich.
- Neue Serientermine anzulegen ist noch schlimmer, weil es immer irgendwo einen Konflikt gibt.
Auch für die eingeladenen Personen ist die heutige Situation unbefriedigend:
- Der Kalender ist durch die verschiedenen Meetings sehr fragmentiert. Das führt zu vielen Kontext-Wechseln und man kann nie mehrere Stunden an etwas arbeiten.
- Blocker werden ignoriert und überbucht.
- Terminkonflikte müssen von jedem Teilnehmer selbst aufgelöst werden.
Kurz: Heutige Kalendersysteme erzeugen viel Aufwand und behindern konzentriertes arbeiten.
Chronos übernimmt die Organisation und Buchung von Terminen für die ganze Organisation. Es sorgt dafür, das sowohl die Bedürfnisse der einzelnen Teilnehmenden als auch des Organisators berücksichtigt werden. Durch eine gesamtheitliche Betrachung aller Kalender kann für jeden einzelnen Termin die optimale Lösung gefunden werden. Mühsame Terminfindungen und -Konflikte gehören damit der Vergangenheit an. Zudem bekommt jede Person mehr Zeit zum konzentrierten Arbeiten.
Jeder Mitarbeitende erfasst in Chronos seine persönlichen Präferenzen:
- Arbeitstage und Arbeitszeit, Mittagspause
- Persönliche Vorlieben: Möchte ich am liebsten alle Meetings an einem Stück? Oder immer eine Pause dazwischen? Nur Vormittags Meetings und am Nachmittag in Ruhe arbeiten?
- Todo-Listen können automatisch im Kalender hinterlegt und die benötigte Zeit reserviert.
Wer ein Meeting buchen will, macht dies über die Chronos-Webseite. Dazu gibt er die Teilnehmenden an, die Dauer sowie in welchem Zeithorizont das Meeting stattfinden soll. Er definiert also keinen exakten Zeitpunkt. Chronos sucht nun den optimalen Zeitpunkt und definiert einen provisorischen Termin. Dieser Termin kann sich bis eine Woche vor der Durchführung jederzeit ändern, um Konflikte laufend aufzulösen.
Das System baut auf einer existierenden Microsoft Office 365-Umgebung auf und greift über die API auf die Kalender zu.